En Vimac, una empresa de personas que trabajan para ofrecer lo mejor a otras personas, lo tienen claro y es por eso que hablamos con Loreto Arce, Gerenta de Clientes, para que nos contara los detalles de un servicio innovador que pocos ofrecen en la región.

Loreto nos cuenta que su trabajo empieza en el momento en que al cliente se le hace entrega de su nuevo departamento e incluso antes para estar informada, pero lo hace de manera discreta sólo a través de correos.

Sin embargo, desde el momento en que un propietario entra a su nuevo hogar, la labor de Loreto se hace mucho más visible a través de su labor desde el departamento de Clientes:

Primero se le hace entrega de un kit de bienvenida en donde se incluye un folleto: la Guía Rápida del Propietario, para que el nuevo usuario cuente con toda la información que necesita para mantenerse en contacto con la administración y lo relativo al uso y mantenimiento de su nuevo hogar.

Esto quiere decir, debes tener claro si comprarás como inversión o comprarás para vivir. Cuántos dormitorios necesitas.

Como Gerenta de clientes, Loreto ha formado a algunos administradores para que trabajen en un sistema especial de VIMAC y no se pierda el detalle en las relaciones y la eficiencia en la solución de problemas que, con los años y la experiencia, han logrado manejar por medio de una mecánica y estructura eficiente ante cualquier requerimiento o inconveniente.

Parte de esta inteligencia, ha sido llevada a una aplicación que permite la fluidez de la comunicación entre el departamento de clientes, la administración y los usuarios. Al respecto, Loreto nos comenta:

«Contraté hace tres años esta aplicación, con la que empezamos a trabajar en todos los edificios Vimac. A través de mi auto, mi cuenta, tengo todos los correos de todos los edificios y recibo de forma inmediata los correos que son de los clientes,así me encargo que sus dudas sean contestadas a la brevedad.»

Gracias a la app la recepción de correos está centralizada, y se puede monitorear. De esta manera, Loreto ye el quipo del departamento de clientes conocen de primera mano los reclamos o dudas.

Además, si bien esta aplicación fue adoptada por Vimac para la administración de los edificios, Vimac no se desentiende de los detalles y trabaja de cerca con los administradores. De hecho, los administradores mantienen una comunicación constante con el departamento de clientes y no toman decisiones sin consultar con Loreto, por lo que la aplicación hace más veloz la resolución de cualquier requerimiento ya sea cotidiano o más trascendente.

La clave de la eficiencia más allá de la tecnología y la app
Loreto nos comenta cuál es la base del éxito de esta nueva forma de administración y cómo garantiza a los clientes Vimac que el acompañamiento no se acaba con la compra.

«Semana a semana nos juntamos con los administradores para compartir las inquietudes o situaciones que surgen en los edificios, lo que permite que seamos un grupo que conoce y se retroalimenta de lo que sucede en otras unidades.»

Para Loreto esto es, sin duda, clave para mejorar el servicio con los propietarios.

«Muchas veces las personas que compran en Vimac creen que la inmobiliaria entrega el departamento y se desentiende, pero cuando se dan cuenta que seguimos vinculados, sienten lo importante que es para nosotros ofrecer dedicación y cuidado ante quienes confían en nosotros.»

Además, no sólo están vinculados desde la resolución de problemáticas, documentos o post venta, si no también han creado en algunos edificios actividades que promueven la buena convivencia entre la comunidad de vecinos:

«Nosotros programamos muchas actividades como por ejemplo el club de libros, en donde nosotros promovemos a través de un espacio específico el intercambio de libros entre los vecinos y es algo que ha funcionado bastante bien.»

Si bien a Loreto también le gusta que le propongan ideas desde la administración o desde los propietarios, el departamento que gerenta asume el desafío y la responsabilidad. Por ejemplo con el reciclaje:

«En nuestros edificios se recicla y a nosotros nos importa saber cómo será esa logística: quiénes vendrán a separar y recoger la basura, dónde estarán los puntos de reciclaje para que los habitantes puedan dejar sus materiales para reciclaje. Cada edificio tiene que desarrollar su plan, así es que siempre hay nuevas coordinaciones para que se cumpla de la mejor manera»

Por otra parte, la app que utiliza la administración de los edificios Vimac también permite reserva de espacios en pandemia, que requieren de sanitización extra y aforo limitado como piscina, quinchos, terrazas, cowork, etc.

.

La aplicación también permite el envío de avisos de pagos de gastos comunes: llega por la app al teléfono, y con un click se puede pagar. Todo esto facilita las tareas de la administración, se evitan malos entendidos y las transferencias así quedan en orden en nuestro sistema.

En cuanto a cómo se comunican los propietarios entre ellos a nivel comunidad, Loreto nos aclara que no tenemos habilitado chat en la aplicación sí, pero sí se insta a que que se generen grupos de WhatsApp, por ejemplo, para propiciar una comunicación más fluida de asuntos cotidianos.

Todo esto hace que Vimac sea una inmobiliaria del s.XXI que ha sabido utilizar la tecnología a su favor para mejorar las relaciones con sus usuarios y fomentar una mejor calidad de vida.